Informativa Privacy per la partecipazione ad eventi
ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento EU 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 (“GDPR”)
L’informativa Privacy prevista dall’Associazione Giuristi di Impresa (“AIGI”) è necessaria per il trattamento dei Suoi dati personali, secondo quanto previsto dalla normativa in materia.
Le informazioni di seguito riportate saranno utili per comprendere:
- quali sono i soggetti che trattano i Suoi dati e come contattarli
- come vengono analizzati i Suoi dati e per quale motivo
- i Suoi diritti.
Contatti utili
AIGI tratta i Suoi dati e, ai fini di Legge, è considerata Titolare del trattamento.
La sede di AIGI è in Via Santa Tecla 5 – 20122 MILANO – telefono: 02-86982383– e-mail: segreteria.aigi@aigi.it – P.I. 03845160963.
Informazioni sul trattamento
Le precisiamo che tutti i dati personali che Lei ci fornirà saranno trattati in conformità alla vigente normativa in materia di privacy. Pertanto, AIGI si impegna a trattarli secondo principi di correttezza, liceità, trasparenza, nel rispetto delle finalità di seguito indicate, raccogliendoli nella misura necessaria ed esatta per il trattamento, utilizzandoli avvalendosi solo di personale allo scopo autorizzato e formato e al fine di garantirLe la necessaria riservatezza delle informazioni fornite.
AIGI, per le finalità di cui alla presente informativa, tratta esclusivamente i Suoi dati identificativi
e di contatto (quali nome, cognome, indirizzo email, carica sociale, ente/organismo/società di
appartenenza, indirizzo di residenza, numero di telefono, ecc.) necessari per la gestione di iniziative
di AIGI come, ad esempio, la Sua partecipazione ad eventi, convegni, seminari e simili e, ancora più in generale, nel processo gestionale e organizzativo di inviti e partecipazioni (congiuntamente, l’“Evento”).
In particolare, AIGI tratterà i Suoi dati per le seguenti finalità:
- svolgere attività preliminari alla comunicazione dell’invito e alla partecipazione all’Evento e alle attività necessarie alla loro organizzazione e gestione (come, ad esempio: invio di save the date, comunicazioni telefoniche per verifica presenza e conferma, invio di materiale didattico prima o dopo l’Evento, ecc.);
- dare seguito alla richiesta dell’interessato di partecipare all’Evento, anche eventualmente attraverso la comunicazione dei dati a soggetti terzi che li richiedono per finalità proprie (es. locatore degli spazi in cui si svolgono gli eventi) solo ove sia confermata la partecipazione;
- far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria, nonché in sede amministrativa o nelle procedure di arbitrato e di conciliazione nei casi previsti dalla normativa europea, dalle leggi e regolamenti applicabili;
- assolvere a disposizioni di legge, nonché di norme, codici, procedure approvati da Autorità e altre Istituzioni competenti.
Le basi giuridiche del trattamento in merito alle finalità sopra elencate sono: per quanto attiene alle finalità
1) e 2), il legittimo interesse di AIGI alla organizzazione e tenuta dell’Evento; per la finalità 3) l’interesse legittimo di AIGI all’esercizio del proprio diritto di difesa; per la finalità 4) un obbligo legale al quale è soggetto il Titolare del trattamento. Per la finalità 5) la base giuridica è il legittimo interesse del Titolare, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f) del GDPR, ad effettuare fotografie e riprese dell’evento per la pubblicazione sui propri canali a scopo divulgativo nonché per finalità di archivio.
Per tutte le finalità sopra indicate il trattamento dei dati è necessario e il mancato conferimento renderà impossibile procedere con il trattamento.
Resta salva la sua possibilità di opporsi, per motivi connessi alla sua situazione particolare, al trattamento dei dati basati sul legittimo interesse.
Si precisa che durante l’Evento potrebbero essere realizzate eventuali riprese video e fotografiche, per divulgazione delle finalità istituzionali di AIGI nonché per finalità di archivio. Le riprese non saranno indirizzate ad un soggetto specifico ma riguarderanno il contesto più generale dell’Evento.
Periodo di conservazione dei Suoi dati
I Suoi dati personali saranno trattati per il tempo necessario all’esecuzione delle finalità del trattamento sopra descritto e, in ogni caso, entro 90 giorni dalla data di conclusione dell’Evento, salvo che la normativa vigente richieda un diverso termine di conservazione. Qualora, allo scadere del predetto termine, risulti necessario tutelare un diritto del Titolare o accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria, i dati potranno essere conservati anche oltre il predetto periodo, per il tempo strettamente necessario alla gestione del procedimento giudiziario e fino alla definizione dello stesso, nonché per l’ulteriore periodo eventualmente richiesto dagli obblighi di legge.
Trasferimento dei suoi dati
AIGI può comunicare i suoi dati personali a soggetti meglio indicati nel seguito, quali ad esempio:
- soggetti terzi (a titolo indicativo, società di stampa, società tipografiche, società per gestione e organizzazione eventi, società che concedono in locazione spazi per eventi, partner e/o sponsor dell’evento, ecc.) che svolgono attività in outsourcing per conto del Titolare, nella loro qualità di autonomi titolari ovvero di responsabili del trattamento;
- Autorità giudiziarie, nonché a quei soggetti ai quali la comunicazione sia obbligatoria per legge. Detti soggetti tratteranno i dati nella loro qualità di autonomi titolari del trattamento.
Inoltre, potranno accedere ai suoi dati tutti i soggetti interni (dipendenti, collaboratori, ecc.) ad AIGI appositamente nominati come autorizzati al trattamento.
I dati non saranno oggetto di trasferimento verso paesi terzi situati al di fuori dello Spazio Economico Europeo.
I suoi diritti
Con riferimento ai Suoi dati, la normativa Le riconosce specifici diritti, ove applicabili, quali:
- ottenere la conferma dell’esistenza o meno dei Suoi dati personali e il relativo accesso
- ottenere l’aggiornamento, la rettifica o l’integrazione dei Suoi dati
- richiedere la cancellazione dei Suoi dati, nei termini consentiti dalla normativa
- opporsi, in tutto o in parte, per motivi legittimi, al trattamento dei dati personali che La riguardano
- limitare il trattamento, in caso di violazione, richiesta di rettifica o opposizione
- chiedere la portabilità dei dati trattati elettronicamente, forniti sulla base di consenso o contratto
- revocare il consenso al trattamento dei Suoi dati, qualora previsto
- in caso di processi decisionali automatizzati, ottenere l’intervento umano del Titolare per esprime la propria opinione e di contestarne la decisione
A tale scopo AIGI Le dà la possibilità di esercitare i Suoi diritti inviando un’e-mail all’indirizzo: segreteria.aigi@aigi.it.
In ultimo, potrà presentare reclamo all’Autorità Italiana Garante per la Protezione dei Dati Personali, nei modi e nelle forme previste per legge. Per ottenere maggiori informazioni può consultare il sito del Garante.